Una huella del pasado en la senda del presente

El 28 de enero de 1840, Cuba se convirtió en el quinto paí­s de América Latina luego de Argentina (1821), México (1823), Bolivia (1825) y Brasil (1838) en instituir un servicio de preservación y conservación de documentos.

El Archivo General de la Real Hacienda, devenido Archivo Nacional de la República en 1904 por decreto del presidente Tomás Estrada Palma, inauguró así­ una tradición propia en términos de «custodia » del patrimonio documental, que todaví­a en el mundo de hoy mantiene rango de autoridad.

Villa Clara se sumó de manera oficial a la práctica archiví­stica del paí­s en agosto de 1969, de la mano de Rogelia Cárdenas Jimeranes. «Al principio era un núcleo profesional muy pequeño, solo la directora y dos trabajadores más, ni siquiera se prestaban servicios a la población », rememora Lourdes Barroso Horta, especialista en Servicios Informativos y Automatización del Archivo Histórico Provincial.

En los años que siguieron a la fundación, el centro recorrió varios inmuebles de la ciudad de Santa Clara, en busca de condiciones óptimas para el cuidado de sus fondos, así­ como de mayor reconocimiento social. De local en local, aumentaron las colecciones, los grupos de trabajo y se involucró a los santaclareños en el afán de salvar para el futuro libros, revistas y otros documentos de interés colectivo.

Cuatro décadas después establecido en Tristá # 131 entre Alemán y Callejón de Lubián, cerca del casco histórico de la ciudad el Archivo continúa creciendo en actividad y conserva intacta la voluntad de «cuidarle » los sueños al pasado.

La historia contada por sus documentos

El Archivo Histórico Provincial atesora 34 fondos que recogen documentaciones personales, especiales y protocolos notariales que abarcan el perí­odo comprendido entre el siglo XVII y la actualidad.

Maily Acosta Pujols, especialista principal del Grupo de Servicios de Información y Automatización, destaca la importancia del fondo Ayuntamiento de Santa Clara, que data de 1690.

«Es la documentación más antigua que poseemos, contiene las Actas Capitulares, actas correspondientes a la fundación de la ciudad; además de notas sobre el funcionamiento del cabildo ».

La especialista enfatiza la relevancia histórica de otros fondos documentales, tales son los casos del Registro de la Propiedad Antigua y las anotadurí­as de hipotecas. Igualmente, reconoce el valor de las colecciones personales de Manuel Garcí­a Garófalo y Rafael Dí­az-Canel.

Además de atesorar el patrimonio histórico, el centro presta otros servicios que van desde la consulta en sala hasta el asesoramiento y la capacitación en materias archiví­sticas y que tienen a la población y el sector empresarial como principales beneficiarios.

La consulta en sala, explica Acosta Pujols, no demanda costos, aunque exige requisitos especiales para el público.

«Previo a este acto, el usuario debe traer una carta de presentación, con sus datos personales, la institución de la que proviene y el motivo de la consulta. A dicha carta se le da un curso de 3 dí­as para comprobar la procedencia de la persona, pues todos estos documentos son originales y hay que cuidar quién los utiliza ».

Otra de las prestaciones de la institución radica en la copia y certificación de protocolos notariales. Servicio muy utilizado que demanda el cobro de tarifas, «pues atiende todo lo que tiene que ver con los asuntos jurí­dicos, propiedades, herencias e hipotecas ».

La atención a empresas e instituciones estatales figura también dentro de la cartera de beneficios que presta el Archivo Histórico. El servicio de asesorí­a, libre de costo, además del de capacitación y entrenamiento, que son remunerados, constituyen las prestaciones para los organismos, asegura Ayanay Bení­tez Lamar, especialista principal del grupo de Atención a la Actividad Estatal y Completamiento de Fondo.

«La tarea principal es capacitar a los gestores documentales en las diferentes entidades, además de entrenarlos, para que preparen la documentación que debe ser guardada y haya un trabajo de conservación desde la base », agregó.

De igual modo, esta labor de enseñanza y adiestramiento se vincula estrechamente con la carrera de Ciencias de la Información de la Universidad Central «Marta Abreu » de Las Villas y el técnico medio en Gestión Documental, que en la actualidad se localiza en los institutos politécnicos Lázaro Cárdenas y Casto Regino.

El Archivo, además, moderniza sus prestaciones con la creación de bases de datos para facilitar el acceso a la información y la búsqueda de los usuarios.

«Ya hoy contamos con un gran número de fondos digitalizados, informatizados, y eso agiliza el trabajo además de que permite la conservación de los mismos », comentó a Vanguardia Lourdes Barroso Horta.

Trascendió además que se trabaja en una segunda versión de la guí­a de fondo de la institución, «en este caso la vamos a hacer de modo digital, para que el usuario la pueda llevar consigo si así­ lo desea. Esta guí­a facilita que cada visitante conozca qué tenemos aquí­ y qué contiene esencialmente ese fondo ».

 Preservar de cara al futuro

Mantener la integridad fí­sica de documentos de más de tres siglos de antigí¼edad no resulta tarea sencilla, menos cuando el medio circundante “adereza” su estado constructivo con filtraciones y humedad. Por ello, el Grupo de Conservación y Restauración del Archivo trabaja con la prevención como divisa.

«Diagnosticamos el estado de cada fondo monitoreando las caracterí­sticas fí­sicas de los cuatro depósitos que tenemos. Así­ evitamos por todos los medios tener que llegar a la restauración, primero porque implica un deterioro considerable del documento y, además, porque actualmente carecemos de los materiales claves para realizarla ».

Según explica Lourdes López Dí­az, especialista principal del grupo, el plan contra desastres documentales se encamina, fundamentalmente, al mantenimiento, con acciones de limpieza en seco, control de los sistemas de climatización y digitalización de las principales colecciones.

«El hecho de que los documentos se conserven en formato digital hace que los usuarios no tengan que manipular los de papel y así­ no se dañen, ni pierdan sus propiedades. Este procedimiento ofrece también algunas posibilidades de restauración con Photoshop y otros programas, sobre todo para corregir cuestiones de brillo y, por eso, trabajamos arduamente en este sentido ».

Al tema del cuidado de los fondos se añaden otras dificultades con el espacio, que impiden el incremento de las colecciones y ponen a la institución en la búsqueda de un nuevo domicilio donde establecerse definitivamente.

«En los últimos tiempos no hemos crecido como se debe porque el local que ocupamos no dispone de espacio suficiente para ello, incluso, tenemos varios depósitos nuestros en la Audiencia y el Archivo Municipal de Remedios ».

Más allá de cuestiones económicas, inseguridades ambientales y de cierto nomadismo que lo ha acompañado desde su fundación, el Archivo de Villa Clara insiste en la defensa de la memoria histórica territorial como garantí­a de futuro y apuesta por un presente que conoce, interpreta y se nutre del pasado.